Электронный документооборот EDI
Сначала хотел сделать полный обзор и сделать ряд статей по данной теме, но сейчас большая загрузка.
Поэтому с в данной статье изложу все тезисно. Все вопросы можно писать в комментарии или на почту.
Что такое документооборот EDI ?
EDI (Electronic Data Interchange) — электронный обмен данными — это современная технология организации обмена финансовой, коммерческой, логистической информацией, в виде стандартных структурированных электронных документов (сообщений), между компьютерными системами бизнес партнеров, пришедшая на смену традиционному документообороту. Излишние подробности пропустим. Информации в сети много.
На текущий момент на рынке представлено большое количество провайдров электронного документооборота (ЭДо). Например, Х5 Retail Group сотрудничает со следующими: ООО «ФораПром» (платформа LERADATA), ООО «Сислинк» (платформа CISLink), ООО «Электронные Коммуникации» (платформа «EVOLUTION-3.0»), ООО «Корус Консалтинг СНГ» (платформа СФЕРА), ЗАО «ПФ «СКБ Контур» (платформа EDI.КОНТУР) и ООО «Эдисофт» (платформа EDISOFT). Провайдеры ООО «ООО «Электронные Коммуникации»» (платформа «EVOLUTION-3.0») и ООО «ФораПром» (платформа LERADATA) — сертифицированные ECR-Russia и уполномоченные Х5 Retail Group EDI-провайдеры, которые имеют партнёрские отношения с доверенными операторами электронного документооборота ФНС России — ООО «Калуга-Астрал» и ООО «Систем Групп Рус», которые позволят легитимно передавать электронные счета-фактуры (входящие и исходящие) от поставщиков в Х5 Retail Group и обратно.
EDI-провайдер выступает в качестве сервисного посредника, который обеспечивает консультацию поставщиков, настройку системы электронного документооборота, её тестирование. Учитывая, что учётные системы покупателя и поставщика могут значительно различаться, EDI-провайдер обеспечивает контроль и достоверность переданных данных.
Собственно поэтому мною был выбран провайден ООО «Электронные Коммуникации» или EXITE, как он назывался изначально.
Как работает EDI ?
В схеме EDI документооборота есть три участника: покупатель — провайдер — поставщик. Каждой организации присваивается уникальный GLN (Global Location Number) – глобальный номер места нахождения – это международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции. С помощью этих GLN номеров и происходит адресация в системах EDI.
Стандарт EANCOM определяет формат для около 50 различных типов документов EDI документооборота.
Основных из них:
PRICAT – прайс-лист;
ORDER – заказ;
ORDRSP – подтверждение заказа;
DESADV – уведомление об отгрузке;
RECADV – уведомление о приемке;
ON_SCHFDOPPR — универсальный пердаточный документ (УПД)
Последний вид документа относится к ЮЗД — юридически значимому документу. Это означает, что нет необходимости подписывать бумажные УПД. Все происходит электронно. Гарантом как раз и является провайдер.
Для работы с ЮЗД требуется электронно цифровая подпись и КРИПТО-ПРО (стандартный набор в наше время).
Как происходит сам документооборот?
Есть два варианта работы: интеграция в 1С и работа на платформе.
Вариант работы через платформу самой простой, но возможен лишь при малом количестве документов. Поэтому подробно на нем не будем останавливаться.
Рассмотрим вариант интеграции.
Перед началом работы поставщик с покупателем подписывают договор. В нем указывается схема работы EDI документооборота: какие документы используются, сроки ответа, спецификации номенклатуры и т.д.
Далее в информационной системе(в моем случае 1С) указываются все настройки: соответсвия номенклатуры, контрагентов, адресов поставки и другие.
Для Х5 мы использовали схему: ORDER — ORDRSP — DESADV — RECADV — ON_SCHFDOPPR.
Т.е. покупатель присылает поставщику заказ (ORDER). Поставщик загружает заказ в 1С и потом подтверждает его получение (ORDRSP).
Далее при отгрузке товара поставщик отправляет клиенту уведомление об отгрузке (DESADV). После приемки товара, покупатель отправляет поставщику уведомление о приеме (RECADV).
На данном моменте регулируются все разногласия по количеству и качеству товара. После того как все согласовано поставщик отправляет покупателю универсальный передаточный документ — ON_SCHFDOPPR.
УПД передается покупателю, подписывается им и возвращается обратно поставщику. Документооборот считается завершенным.
Какие преимущества у ЭДо ?
Они очевидны:
1. Отсутствие бумажного документооборота — экономия времени и денег.
2. Быстрая скорость передачи документов между поставщиком и покупателем — это позволяет ускорить взаиморасчеты.
3. Быстрая сверка взаиморасчтов.
4. Быстрая отправка корректировок.
5. Быстрое подписание и согласование новых спецификаций.
6. Интеграция в информационные системы — ничего не нужно вводить руками.
Заключение
Преимущества EDI документооборота очевидны — экономия времени и денег . Два ключевых показателя для бизнеса.
В процессе внедрения и запуска возникает огромное количество вопросов. Все расписать здесь не возможно.
Поэтому с радостью готов Вам помочь разобраться в таком не простом на первый взгляд, но уже хорошо знакомом для меня, вопросе.
