Описание отличий версий ПРОФ и КОРП «1С:Документооборот 8»

Конфигурация «1С:Документооборот 8» доступна пользователям в двух версиях: «КОРП» и «ПРОФ».

«1С:Документооборот 8 ПРОФ» предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот. «1С:Документооборот 8 КОРП» рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом».

Это дословная цитата с официальной интернет страницы (http://v8.1c.ru/doc8/versions.htm), где приводится описание решения «1С:Документооборот 8».

Конечно, раз разработчики сделали такое деление на версии, значит между ними есть отличия, и они должны быть весьма существенными, так как разница в стоимости этих двух версий весьма ощутима (на дату написания данной статьи стоимость версий: ПРОФ – 30 000 рублей, КОРП – 120 000 рублей).

На вышеупомянутой интернет странице также есть сводная таблица, с тезисным описанием отличий ПРОФ от КОРП. Весь вопрос заключается в том, что «не подготовленному» будущему пользователю «1С:Документооборот 8» сложно точно представить себе описание функционала из этой таблицы (потому что, крайне сложно в одном тезисе выразить описание целого функционального блока программы).

В этой статье будет представлено описание функциональности «1С:Документооборот 8 КОРП», которой нет в версии ПРОФ.

Функции, доступные только в версии КОРП

• Штрихкодирование документов и файлов
• Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
• Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
• Печать регистрационного штампа
• Принятие задач к исполнению
• Настройка и использование условий маршрутизации
• Периодические бизнес-процессы
• Учет и использование графиков работы
• Иерархия бизнес-процессов
• Остановка бизнес-процессов
• Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборота 8» из других приложений
• Категоризация данных
• Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам
• Перенос сроков выполнения задач
• Протоколирование работы пользователей
• Рабочий стол руководителя
• Комплексные процессы
• Автоматическая рассылка отчетов
• Управление мероприятиями
• Обсуждения
• Встроенная почта
• Проекты
• Межведомственный (межорганизационный) электронный документооборот (МЭДО)

Штрихкодирование документов и файлов и Печать регистрационного штампа

Этот функционал предназначен для ускорения поиска документов в информационной базе. При этом Вы можете автоматически считать штрихкод с бумажной копии документа, или ввести номер штрихкода вручную, после чего «1С:Докментоборот 8 КОРП» (далее по тексту программа) выполнит поиск документа.

Штрихкод программа присваивает всем документам в автоматическом (фоновом) режиме, однако, при необходимости, есть возможно ввести «внешний» штрихкод (например, в случае если у вас входящий документ и на нем уже есть штрихкод).

Из любой карточки документа у Вас есть возможность распечатать штрихкод на обычной бумаге или наклейке. Наряду с печатью штрих кода, из карточки документа можно распечатать так называемый регистрационный штамп (пример штампа представлен на рисунке ниже), на котором присутствует следующая информация:

• Название организации;
• Регистрационный номер документа;
• Дата документа;
• Штрихкод.

Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов

Для того, чтобы представить для чего используется данный функционал, представьте следующую ситуацию. В течении дня в программе было зарегистрировано пару сотен входящих / исходящих документов. В соответствии с принятыми нормами документооборота на предприятии, необходимо в каждую карточку документа в программе вложить скан образ оригинала. Вот как раз для того, чтобы существенно сократить время на выполнение данной работы предназначено потоковое сканирование.

Техника выполнения данной процедуры очень простая. Каждый комплект документов «прокладывается» листом бумаги с напечатанным или наклеенным штрихкодом, соответствующей карточки документа из программы. Если пакет документов необходимо разделить на несколько файлов (скан образов), тогда дополнительно вкладываются чистые листы бумаги и делаются соответствующие настройки. Далее все документы закладываются в автоматический приемник документов сканера и запускается потоковое сканирование.

В результате работы потокового сканирования в соответствующих карточках документов в программе, будут вложены скан образы оригиналов документов.

Автоматическое заполнение файлов по шаблонам

В любой организации есть так называемые «рыбы» или шаблоны типовых документов, которыми сотрудники наиболее часто пользуются. В программе для оптимизации трудозатрат на создание нового документа на основании шаблона предусмотрен специальный инструментарий, который, при должной настройке, может свести время на создание печатной формы документа практически к нулю.

Как это работает? Например, возьмем типовой договор с клиентом. В программе в карточке документа вносим реквизиты клиента (наименование, ИНН, КПП и прочее) и выбираем для создания файла нужный шаблон. В результате будет создан файл (например формата MS Word) с текстом договора и с уже заполненными реквизитами – остается отдать документ на подпись.

Принятие задач к исполнению

«Задачи» в программе используются для выстраивания коммуникаций между пользователями, а также с помощью их работает автоматизация бизнес процессов. Наличие в программе возможности пользователю сделать для конкретной задачи отметку о том, что задача «Принята исполнению» необходимо для решения как минимум двух вопросов:

• Первое, известить всех остальных пользователей (включая постановщика задачи), о том, что работа начата;
• Второе, в случае если задача была адресована не конкретному пользователю, а группе пользователей (например, задача адресована для роли «Юристы»), тогда с помощью этого функционала «красиво» реализуется так называемый «захват» задачи на выполнение (если будет угодно, то в данной ситуации может быть автоматизирован принцип: «Кто первый встал, того и тапки»).

Настройка и использование условий маршрутизации

Эта возможность добавляет программе существенную гибкость в вопросах связанных с настройками шаблона выполнения бизнес-процесса. Для понимания того, о чем идет речь, приведем один простой пример. Допустим, мы настраиваем шаблон бизнес процесса согласования договора поставки. Нам необходимо реализовать следующую схему согласования. Если сумма договора менее 100 000 рублей в согласовании участвует только исполнитель с ролью «Юрист», а если более 100 000 рублей, тогда в цепочку согласования включается еще исполнитель с ролью «Бухгалтер». В данном примере, именно возможность «Условной маршрутизации» позволяет реализовать такую схему работы стандартными возможностями программы.

Периодические бизнес-процессы

Незаменимый функционал, когда необходимо с заданной периодичностью (день, неделя, месяц) запускать на исполнение большое количество бизнес-процессов. Наличие этой функции позволит сократить время на «запуск» процессов и избавит от проблем связанных с «человеческим фактором» и «плохой памятью».

Учет и использование графиков работы

Наличие в программе графиков работ позволяет описать режим работы предприятия в целом, отдельного подразделения или конкретного сотрудника. Данное описание может включать перерывы на обед, и выполняется с точностью до часов и минут. Данные из графиков работ используются программой при вычислении крайнего срока выполнения задачи с учетом времени работы конкретного исполнителя.

Иерархия бизнес-процессов

Имея данную возможность в программе, вы можете из задачи уже запущенного бизнес процесса инициировать запуск нового бизнес процесса. Таким образом, выстаивается иерархия процессов, которую могут отслеживать все пользователи в соответствии с их правами доступа.

Остановка бизнес-процессов

В случае необходимости и наличия соответствующих прав, пользователь может остановить выполнение не актуального бизнес-процесса. После остановки все задачи бизнес-процесса снимаются с выполнения.

Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборота 8» из других приложений

Если Вы планируете автоматизировать свой документооборот, в том числе путем интеграции с уже существующими информационными системами, то этот инструментарий предназначен как раз для этого. В данном случае, в качестве инструмента для интеграции предлагается использовать технологию web сервисов.

Категоризация данных

С помощью категоризации Вы сможете для любого документа или файла в программе определить принадлежность к нужной категории. Это можно сделать как в ручном режиме, так и автоматически (нужно настроить правила для автоматического подбора категорий). На основании категорий можно настроить схему полномочий доступа пользователей программы к документам и файлам.

Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам

В программе предусмотрен поиск файлов и документов по их реквизитам, например по номеру, дате, виду документа, дата регистрации и прочее. Функция расширенного поиска дает возможность пользователю выполнять поиск с произвольными условиями и всевозможными логическими объединениями.

Перенос сроков выполнения задач

При наличии данного функционала в программе у исполнителя есть возможность при необходимости отправить автору задачи запрос на перенос срока. Процесс согласования нового срока выполнения задачи разделен на следующие этапы:

• создание нового запроса на перенос сроков по задаче;
• согласование запроса автором задачи;
• ознакомление с результатами согласования;
• анализ переноса срока.

Протоколирование работы пользователей

Реализация этой возможности выполнена в специальной подсистеме «Учет рабочего времени». Пользователь может или вручную указывать трудозатраты или с помощью автоматического хронометража — начал работать над задачей, включил, закончил задачу, выключил. Ну и конечно подсистема «Учет рабочего времени» позволяет на основании этих данных строить отчетность (ниже представлен пример типового отчета).

Рабочий стол руководителя

Специализированный инструмент, специально разработанный для лиц, которые выдают и контролируют выполнение поручений. С рабочего стола руководителя, у пользователя есть доступ к созданию, рассмотрению, согласованию и утверждению задач. Рабочий стол руководителя, в том числе ориентирован для работы в программе через интернет на мобильных устройствах, например iPad.

Комплексные процессы

Комплексные бизнес-процессы – это возможность создавать шаблоны процессов путем комбинации простых/типовых процессов, например таких как:

• согласование;
• поручение;
• ознакомление;
• и т.п.

Автоматическая рассылка отчетов

С помощью автоматической рассылки отчетов, можно настроить доставку выбранного списка отчетов для нужных пользователей с необходимой периодичностью. Доставка может быть выполнена по электронной почте или публикацией отчетов в указной папке на сервере.

Управление мероприятиями

Для эффективного управления совещаниями, встречами, заседаниями и прочими мероприятиями в программе реализован специализированный инструмент «Мероприятия». С помощью его можно регламентировать выполнение следующих действий:

• подготовка мероприятия (участники, место, согласование, материалы, рассылки и прочее);
• проведение мероприятия (протоколирование решений и прочее).

Обсуждения

Обсуждения – это аналог хорошо известного для пользователей интернета средства общения «форум». В программе реализован очень похожий инструментарий для автоматизации коллективной работы (смотри пример обсуждения ниже на рисунке).

Встроенная почта

Для понимания этого инструмента, достаточно провести аналогию с обычной электронной почтой. Разница лишь в том, что внутренняя почта предназначена для переписки пользователей программы.

Проекты

Проекты — специализированный инструмент, с помощью которого можно планировать и управлять проектными работами. Проект в программе может быть использован как универсальная аналитика практически для всех видов объектов, что в последствии позволяет выполнять анализ данных в программе с детализацией до проекта.

Межведомственный (межорганизационный) электронный документооборот (МЭДО)