Правильное отражение расходов в КУДиР

Случается, что возникают ситуации, когда при вводе всех документов, ожидаемые расходы не отображаются в книге учета расходов и доходов. 

Рассмотрим наиболее распространенные причины, по которым, расходы, отраженные в бухгалтерском учете, не отображаются в КУДИР. 

1. Реквизит «Расходы (НУ)» 

В соответствии со ст. 346.16 НК РФ, перечень принимаемых расходов является закрытым, т.е. в составе расходов можно учесть только те расходы, которые явно перечислены в этой статье. 

Во время отражения расходов в программе указывается, принимаются данные расходы или нет, то есть соответствуют они требованиям ст. 346.16 НК РФ или нет. 

К примеру, в документе «Поступление товаров и услуг», отражающие услуги сторонней организации, это будет выглядеть следующим образом. 

 

Стоит заметить что расходы считаются не принимаемыми, если не заполнен реквизит «Расходы(НУ)». 

Что касается товаров и материалов, здесь есть определенные сложности. Для них принимаемость расходов определяется как поступлением, так и списанием. 

К примеру, не смотря на то, что в документе поступления, для материалов и товаров указанно «принимаются», расходы по нм не примутся, если, например, материалы были списаны на не принимаемые расходы, а товары были реализованы по деятельности облагаемой ЕНВД. 

Еще один пример, безвозмездное поступление материалов. Такие материалы не примутся к расходам. Даже если в требовании – накладной указать «принимаются», в документе поступления в графе «Расходы(НУ)» будет указанно «не принимаются». 

2. Оплата и другие необходимые условия 

В соответствии с требованием кассового метода, расходы будут признанны только после фактической оплаты. 

Для определенных видов расходов встречаются дополнительные условия, например, расходы на приобретение товаров нельзя принимать до их реализации. 

Программа выполняет автоматический контроль всех необходимых условий, и пока не будут отражены все необходимые события, расход не отобразится в КУДИР. Поэтому, второй причиной может быть тот факт, что расходы были не оплачены или не наступили определенные события, которые необходимы для признания расхода. 

3. Последовательность проведения документов 

Одной из самых распространенных причин, является проведение документов задним числом. 

При работе с документами задним числом, необходимо перепроводить все более поздние документы, связанные с этими расходами. Если не удается установить связь, то придется перепроводить все. 

4. Начальные остатки 

В упрощенной системе налогообложения, в специальных регистрах начисления, ведется специальный учет. В этих регистрах содержится информация о партиях товаров и материалов, взаиморасчетах, специфические сведения о расходах. 

В эти регистры должны быть введены начальные остатки, то есть если есть расходы, которые связанны с операциями, произведенные до начала учета или до перехода на упрощенную систему налогообложения, то эта информация должна быть введена. Если не ввести начальные остатки, то расходы могут не попасть в КУДИР, вот еще одна причина. 

5. Дата актуальности учета 

В «1С:Бухгалтерия 8» существует механизм, позволяющий для ускорения работы разбить проведение документа на два этапа — быстрая регистрация документа и окончательное проведение в пакетном режиме. В этом механизме существует такое понятие как дата актуальности учета — до этой даты учет актуален и документы проведены полностью, а после этой даты документы еще ждут окончательно допроведения. Ввиду этого расходы могут не признаться, если документ не до конца проведен (расположен позже даты актуальности). 

6. Взаиморасчеты по расчетным документам только для налогового учета 

Эта ситуация достаточно редкая, но поскольку самостоятельно выявить ее сложно, она заслуживает отдельного описания. 

В «1С:Бухгалтерия 8» учет взаиморасчетов по договору с контрагентом может вестись двумя способами: 

• По договору в целом;
• По расчетным документам.

Если в договоре контрагента ведение взаиморасчетов установлено по расчетным документам, то для зачета аванса нужно явно указывать платежный документ по которому этот аванс получен, а при оплате явно указывать оплачиваемый документ если этого не делать‚ то в бухгалтерском учете не будут расчеты по аналитике «документ расчета с контрагентом» и проблема сразу станет заметна. 

Учет взаиморасчетов для целей УСН работает также. Возможна ситуация, когда в настройках параметров учета ведение аналитики «Документ расчетов с контрагентом» отключено, но используются договора «по расчетным документам». В этом случае по бухгалтерскому учету не заметно, что авансы и выплаты не закрываются, а в налоговом учете расходы считаются не оплаченными и не отражаются в КУДИР. 

В такой ситуации рекомендуется в документах корректно заполнить реквизит «документ расчетов» или отказаться от использования договоров с ведением взаиморасчетов «по 
расчетным документам» и использовать вместо них договор с ведением взаиморасчетов по «договору в целом». 

Анализ состояния расходов, подлежащих отражения в налоговом учете по УСН 

В регистре накопления «Расходы при УСН» хранится информация о каждом расходе организации, который может быть отражен в КУДИР. 

Наибольший интерес представляет информация: 

• по каким причинам, и какие расходы не приняты к налоговому учету;
• что нужно сделать, что бы эти расходы были приняты к налоговому учету.

Для того что бы можно было определить текущее состояние, расходы хранятся в разрезе статусов, которые определяют какие события должны наступить что бы расход можно было признать уменьшающим налоговую базу. При возникновении события, подлежащему отражению в налоговом учете расходов, соответствующему расходу устанавливается новый статус. Расход должен пройти все соответствующие ему статусы, что бы стать принятым к учету. 

Статусы расходов могут принимать следующие значения: 

• Не списано;
• Не списано, не оплачено;
• Не оплачено;
• Не оплачено, не оплачено покупателем;
• Не оплачено покупателем.

Существует отчет, с помощью которого можно проконтролировать состояние расходов в регистре «Расходы при УСН» — это универсальный отчет «Список\Кросс таблица». 

В отчете устанавливаем следующие настройки (рис 2-3). 

 

 
Рис.4 «Отчет – Расходы при УСН» 

Таким образом, сформировав отчет можно увидеть: 

• По каким причинам, и какие расходы еще не приняты к налоговому учету;
• Что нужно сделать, что бы конкретный расход был принят к налоговому учету.